|
Referat fra ordinært bestyrelsesmøde
lørdag den 19. august 2023 kl. 10 i nr. 205 (hos Gitte)
Deltagere:
Helle, Gitte, John. Afbud fra Annie og Bente
Referat, står i kursiv efter dagsordenpunkterne
- Opfølgning på drift og aktuelle emner
a) Nyt fra formanden:
- Fællesarealer/veje, oversigt over ejere og status er undervejs, suppleret med
oplysninger fra de historiske formandsmapper. Orienteret, kommer på hjemmesiden.
- Forpagtningsaftalen (matr. 22 a) og status på overførsel til CVR-nr. (privatretligt):
Indledende møde mellem formanden og Kær I/S v/Bjarne Mikkelsen er aftalt til
18.8.2023. Bl.a. drøftes placering af miljøstation og overførsel af aftalen. Mødet blev
aflyst pga. høstarbejde. Vi finder en dato i løbet af efteråret.
- Miljøstation og affaldssortering: Intet nyt. Nye affaldsspande er delt ud. Skal vi foreslå
god kommunikation til de udlejede huse? Kommunikation afventer miljøstationens
endelige placering. Bestyrelsen har foreslået, at miljøstationen placeres langs Nr.
Fjandvej, overfor gården mod sydøst. Nomi4s arbejder med sagen.
- Henvendelse fra Grundejerforeningen Husbystrand vedr. ”De første skridt til mere
grønne feriehuse”, svar jf. aftalen på seneste møde er sendt. Orienteret.
- Natura 2000-område/Fuglebeskyttelsesområde F38 (husnr. 362-368 og 375-382). Hvad
er status vedr. møde med Holstebro Kommune? Skal kontoret i Fjaltring nævnes? Møde
20. august 2023 kl. 12.00, det er informeret på Facebook. Information sendes til
samtlige grundejere til orientering. John får mailadresserne på de omhandlede
husnumre og kan sende direkte fremover. Natura 2000-kontoret nævnes på
hjemmesiden.
- Ny henvendelse fra SHN Energi om at formidle projektet med lokalt ejet grøn energi på
HGF’s hjemmeside/Facebook. Se mere på shn-energi.dk. Henvendelsen indgår i næste
nyhedsmail.
- HGF’s arkiv er gennemgået og struktureret. Det har ikke været muligt at finde regler
om forældelse af materialer for grundejerforeninger, så nu er enkelte mapper og to
protokoller afleveret til Lokalhistorisk Arkiv i Ulfborg, særskilt liste er placeret i mappen.
Kort gennemgang af materialet. Historik om fællesarealer, retssag og dom, forpagtning
mv. vil blive lagt på hjemmesiden.
b) Nyt fra kassereren:
- Netbank-adgang og fuldmagter, status. Der er ganske få mangler nu, herefter bør
adgangen komme i orden.
- Skal der sendes regning vedr. fjernelse af affald fra fællesarealet? Nej, ikke denne
gang, der har været dialog. Husk dog, at det ikke er tilladt at anvende arealet til affald.
- Hvad er status vedr. betaling af grus til Klitvej 18 jf. afgørelse om vedligehold af 17.
juni 2019? John undersøger og laver en aftale med Hagevej Grundejerforening.
c) Nyt fra sekretæren: Intet.
d) Nyt fra andre: Der er igen efterspurgt støvbinder på stamvejene, vi får bestilt hurtigst.
- Plejeplan
- Æ Skovtrold v/Gitte. Seneste nyt: Der ser flot ud på fællesarealet mod Nr. Fjandvej, og
bakken er blevet god. Skovtrolden er opmærksom på steder, hvor træer bør beskæres
eller fældes i området og på vej ind til området. Desuden opslag om sti på Facebook.
Enkelte stier er ikke så brede efter slåning (?). Mange hundelorte især på stien mod
marken fra Klitvej og til Hagevej, der skal måske orienteres på Facebook. Input drøftes
på rundtur efter mødet, og Gitte bringer resultaterne videre til Skovtrolden og på
Facebook. Rundtur gennemført og plejeplanen er justeret lidt. Ny udgave offentliggøres
på hjemmesiden og på opslagstavlen. Plejeplan til Skovtrolden sendes via Gitte.
- Ludvig ApS v/Bente. Der er kørt med støvbinder 9.6.2023, spørgsmål fra en grundejer.
Gitte aftaler næste bestilling med Bente, jf. punkt 1 d).
- Kommunikation
- Formandsmail og kasserermail, info hos modtager: Der er i seneste formandsperiode
ændret i mange mailbokses måde at gemme info på. Konsekvensen er, at modtagere
selv skal ældre navn på formanden i eget system. Orientering på nyhedsmail. Enig.
- Nyhedsmails: Drøftelse af praksis (bcc. og emner) og hyppighed mangler.
Udsendt siden sidste møde er disse to:
- Opdatering om generalforsamling, vejdag og bestyrelseskonstituering 2.6.2023
- Sommerhilsen med nyt om affaldsordning og Facebook 5.7.2023.
Sendes altid ud fra one.com med maillisten som bcc. (GDPR). Husk: Det er ikke muligt
at svare alle, når der er sendt ud bcc. Niveau: Der udsendes nyhedsmails efter
bestyrelsesmøder og omkring generalforsamling samt i specielle anledninger. Hvis man
har spørgsmål, så send en mail til formand@helmklitgf.dk!
- Fælles arkiv på Google Drev: ”HelmklitGF” er oprettet. Hele bestyrelsen får
adgangskoden og kan anvende arkivet. Adgangskoden udskiftes ca. en gang årligt.
- CVR-registret, hvem skal registreres ud over formanden? Kassereren? Ja, begge.
- Hjemmesiden: Alle ændringer er udført af webmaster Thomas primo juni. Enkelte
småting mangler, noget struktur i forlængelse af arkiv-struktureringen. Opbakning.
Også strukturering af Google Drev, så der er sammenhæng.
- Facebook: Gruppen er gjort privat. Der er en del aktivitet med køb/salg og enkelte
kommentarer vedr. plejeplanen, som skal besvares efter dette møde. Tjek medlemmer.
- Suppleanter: Hvordan inddrager vi suppleanterne ordentligt? De inviteres til møderne
(uden stemmeret), får referater mv., men er ikke en aktiv del af mødeplanlægningen.
- Næste bestyrelsesmøde
Dato findes. Forslag: 11. eller 18.11.2023. Dato og sted fastlægges efter kontakt med
Annie og Bente.
- Eventuelt
Vedtægterne: Skal revideres til næste generalforsamling (Legepladsudvalg (valg af
repræsentant for x år, forelæggelse af regnskab, beretning med aktivitetsplan), suppleant
vælges for 1 år mv). Holstebro Kommune skal have tilsendt de nye vedtægter, men
godkender ikke. Planlægning af arbejdet? Tegning af foreningen skal også med. Gitte finder
eksempler fra andre grundejerforeninger, som vi kan tage udgangspunkt i. Arbejdet
forløber hen over vinteren. Forslaget skal vise før/efter, udsendes senest 25. april 2024.
Mødet afsluttes med en rundtur i området. Gennemført af Gitte og Helle, Annie pr. telefon.
Referat v/Helle, 18. august 2023
|
