Bestyrelsesmøde den 11. november 2023

Referat fra ordinært bestyrelsesmøde
lørdag den 11. november 2023 kl. 10 i nr. 327 (hos Annie)
 

Deltagere:
Helle, John, Annie, Gitte, Bente (John deltager via Teams)

Referat, står i kursiv efter dagsordenpunkterne

1. Opfølgning på drift og aktuelle emner
   a) Nyt fra formanden:
   
   • Der afholdes 13.11.2023 et møde med Holstebro Kommune, Teknik & Miljø, Team Plan
     vedr. sammenfatning af lokalplanlægning. Hvor adskiller deklarationerne sig fra
     virkeligheden? Ja, enige om princippet, det vil være godt med én plan for hele
     området.
   • Ejerskab vedr. veje, jeg har sendt en forespørgsel til "luftfoto-ejeren" Styrelsen for
     Dataforsyning og Infrastruktur vedr. tilladelse, så notatet kan komme på hjemmesiden
     Svar mangler fortsat.
   • Invitation til en workshop om Fundraising 11.11.2023 kl. 10-13, arrangeret af BIF
     Arrangementet er aflyst pga. for få deltagere.
   • Legepladsen har fået en godkendt tilsynsrapport 4.10.2023.
   • Status vedr. miljøstation? Conni Toft ringede 18.9. mhp. kontakt med Bjarne M., har ikke
     hørt mere. Status fra Conni sendes til alle, når den modtages.
   • Velkommen til og registrering af nye medlemmer - hvordan? Der henvises til hjemmeside
     fra de lokale mæglere. Nyt velkomstbrev Annie (kun generelle mailadresser og ingen
     navne), HPB sender mail som svar v. henvendelser cc. Til Annie. Henvendelse til
     ejendomsmæglerne med vedtægter mv., afvent lige mødet med kommunen.
   b) Nyt fra kassereren (og FuglebeskyttelsesGruppen):
   
   • Status vedr. økonomi, herunder en gammel fejl mht. forpagtning Aftalen var en stigning af
     afgiften på 121 kr./år, der er sket en fejl mht. afregning for nogle år slået sammen.
     Knap 4.000 kr. eftersendes med følgebrev. Betalingsdato 1.1. fremadrettet, i
     overensstemmelse med aftalen.
   • De faste udgifter er gennemgået. Formandens honorar stiger til 1.500 kr., det skal
     godkendes på næste generalforsamling. Afskedsgaver max. 300 kr. Listen over
     faste udgifter gennemgået og ajourført.
   • Status vedr. FuglebeskyttelsesGruppen, referater og vedligehold af hedearealet mv. Der er
     kontakt til alle grundejere, Torben fra Holstebro Kommune tager kontakt til alle
     grundejere enkeltvis vedr. kommende handlinger.
   c) Nyt fra sekretæren: Ny mailadresse, forbedret adgang til Google Drev
   d) Nyt fra andre: Gitte har samlet forskellige vedtægter for de lokale
       grundejerforeninger. Gitte og Helle ser på forslag til vedtægtsændringer til næste
       bestyrelsesmøde.
    
2. Plejeplan
   
   1. Æ Skovtrold v/Gitte. Seneste nyt: Skovtrolden er godt i gang, flytter bunker og fælder
      de træer, der er aftalt. Stierne ser fine ud pt. Stien mod Nr. Fjandvej skal være farbar i 2
      meters bredde. Stien mod nord er ujævn, ligeledes mod fjorden, Ludvig må klare bakken
      helt ned til Hagevej. Bjarne Mikkelsens stribe af sommerblomster har været flot, ros!
      
      • Et par skel- og vedligeholdelsessager (221, 253). 221: Der findes ikke umiddelbart
        nogen gammel aftale om fældning af træer i skel. En skraldestativ skal flyttes ind på
        egen grund. (HPB sender mailadresse til GJ, som sørger for besked)
      • PP Haveservice har sendt en uopfordret henvendelse, kvittering sendt.
   2. Ludvig ApS v/Bente. Seneste nyt:
      
      • John forsøger at få registreringen hos Ludvig korrekt. Tager kontakt også mht.
        leveringen af grus til Klitvej 18 og betalingen, som skal deles med Hagevej iflg.
        afgørelse, finder den bedste løsning.
    
3. Kommunikation
   
   1. Nyhedsmails:
      Udsendt siden sidste møde (emne/dato):
      
      • Sidste nyt fra Helmklit Grundejerforening, 28.8.2023
        Der udsendes en nyhedsmail efter dette møde. Husk opfordring til at holde øje med
        brænde, der er rapporteret om tyveri.
   2. Fælles arkiv på Google Drev
      
      • Stort set på plads, opbygget på samme måde som arkiv-mapperne. Log på
        https://drive.google.com/drive/my-drive, adgangskode omdeles på mødet.
   3. Hjemmesiden:
      
      • Siden med deklarationer/lokalplaner er opdateret. Den øvrige struktur skal justeres, bl.a.
        med en underside til FuglebeskyttelsesGruppen - og hvad med Legepladsudvalget, skal det
        også have en side? En Natura 2000-side inkl. FuglebeskyttelsesGruppen.
        Legepladsudvalget kun med aktivitetsplan under Generalforsamlingsreferater.
   4. Andet
      
      • Folderen skal ikke indeholde navne, kun formand@helmklitgf.dk og kasserer@helmklitgf.dk
    
4. Næste bestyrelsesmøde
   Dato findes: 9. marts 2023 hos Gitte i nr. 205.
    
5. Eventuelt
   Er noteret under nyhedsmails: Der er blevet stjålet træ hos nr. 323, vær opmærksom – også til
   dem, der udlejer.

 
Referat v/Helle Præsius Busk, 11. november 2023